Privacyverklaring DVE Notarissen

Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de bedrijfsvoering, werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt. Door gebruik te maken van onze diensten gaat u akkoord met het gebruik van uw gegevens zoals omschreven in deze privacyverklaring.

Onze contactgegevens

Persoonsgegevens

In het kader van onze dienstverlening verwerkt ons kantoor persoonsgegevens van onze cliënten en van overige bij de dienstverlening betrokken personen. De informatie kunnen wij van uzelf hebben verkregen of via derden.

Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens verwerken die u ons verstrekt in verband met uw sollicitatie bij ons kantoor.

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens (indien van toepassing) verwerken:

• NAW-gegevens, geboorteplaats en -datum, geslacht, burgerlijke staat en titel;
• contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummer;
• zakelijke gegevens, zoals bedrijfsnaam, functie, uittreksel handelsregister, BTW-nummer;
• nationaliteit en burgerservicenummer;
• pasfoto/kopie identiteitsbewijs en gegevens identiteitsbewijs;
• bank- en betaalgegevens en overige financiële gegevens;
• persoonsgegevens van uw gezins- of familieleden en/of (zakelijke) contactpersonen;
• alle overige op u betrekking hebbende gegevens die u ons verstrekt of die wij kunnen verkrijgen in verband met de doeleinden en volgens de grondslagen zoals hierna vermeld;
• gegevens betreffende uw bezoek aan onze website, zoals ingevuld contactformulier.
   

Doeleinden

De persoonsgegevens worden verzameld in het kader van onze dienstverlening, zoals:

• het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten van opdracht tot het opmaken van notariële akten of het verlenen van overige (juridische) diensten;
• het uitbrengen van offertes, marketing en relatiebeheer;
• het voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen en het naleven van wet- en regelgeving;
• het aanleggen en beheren van het cliëntenbestand;
• het onderhouden van contacten met cliënten en andere bij het dossier betrokken partijen;
• het naleven van de identificatie- en onderzoeksplicht op grond van de Wet op het Notarisambt en indien van toepassing op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren terrorisme (WWFT);
• facturering, crediteuren- en debiteurenbeheer, incassomaatregelen;
• archivering;
• het afleggen van verantwoording aan bevoegde instanties en toezichthouders;
• het voldoen aan rechterlijke bevelen;
• het voeren van geschillen.

Grondslagen voor de verwerking

De verwerking van uw persoonsgegevens heeft op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) de volgende grondslagen:

• uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
• voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
• doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven;
• op grond van een gerechtvaardigd belang (zoals verdediging tegen rechtsvordering).

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.

Regels persoonsgegevens bij notariële akten

Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig (laten) bewaren.
3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in openbare en niet (geheel) openbare registers.
5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Regels persoonsgegevens bij adviezen en overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt dat wij persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de met u overeengekomen dienstverlening, waaronder het opstellen en verzenden van documenten en declaraties van werkzaamheden. Welke gegevens dit zijn, hangt af van de overeengekomen dienst. Soms geldt ook hier een wettelijke verplichting om uw gegevens te controleren, zoals bij het legaliseren van uw handtekening.

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:

• openbare registers, waaronder het Kadaster, het handelsregister van de Kamer van Koophandel en de openbare registers van de rechtbanken (huwelijksgoederenregister, boedelregister, insolventieregister, curatele- en bewindregister);
• niet (geheel) openbare registers die toegankelijk zijn voor het notariaat, waaronder de Basisregistratie Personen (BRP) en het Centraal Testamentenregister (CTR) en Centraal Levenstestamentenregister (CLTR) en het UBO-register van de Kamer van Koophandel;
• makelaar, bemiddelaar of andere adviseur in verband met een (koop)overeenkomst waarin u één van de partijen bent;
• uw financieel adviseur/accountant (op uw verzoek);
• een bank of andere financiële instelling;
• uw contractspartij of wederpartij;
• bestuur(der) of vertegenwoordiger van een rechtspersoon waarvan u medebestuurder of UBO (Ultimate Beneficial Owner) bent;
• van een persoon die bij ons een akte laat opmaken en ons verzoekt daarin uw persoonsgegevens te vermelden (bijvoorbeeld als erfgenaam in een testament);
• andere relevante bronnen.

Doorgeven van uw persoonsgegevens

Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren. Of in andere gevallen: als u daarvoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.

Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:

• de Belastingdienst (onder andere bij registratie notariële akten en belastingaangiften);
• de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB), onder andere voor registratie van notariële akten;
• openbare en niet (geheel) openbare registers, waaronder Kadaster, Kamer van Koophandel (handelsregister en UBO-register), Centraal Testamentenregister (CTR), Centraal Levenstestamentenregister (CLTR);
• tussenpersoon of bemiddelaar in verband met een notariële akte of overige dienst waarbij u één van de partijen bent (zoals makelaar, tolk, advocaat, accountant, belastingadviseur, financieel adviseur);
• (weder)partij bij een akte, adviesopdracht of overige dienst;
• rechtbanken;
• andere notarissen;
• uw rechtsopvolger;
• toezichthouders.

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU/EER of aan een internationale organisatie, tenzij dat direct nodig is voor de notariële dienstverlening (bijvoorbeeld in een nalatenschap met internationale aspecten of een cliëntenonderzoek met internationale aspecten). De geldende wet- en regelgeving wordt daarbij in acht genomen.

Voor zover een derde uw persoonsgegevens verwerkt in de hoedanigheid van een verwerker van ons kantoor (bijvoorbeeld een ICT-leverancier), sluit ons kantoor met deze derde in overeenstemming met de AVG een verwerkersovereenkomst af.

Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten. Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de Archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wilt beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Beveiliging
Ons kantoor heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen verlies, vernietiging, schade, aanpassing of bekendmaking. Mocht u vragen hebben over de beveiliging van uw persoonsgegevens, of als er aanwijzingen van misbruik zijn, dan verzoeken wij u contact op te nemen via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. 

Wijzigingen in deze privacyverklaring
Ons kantoor behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Een actuele versie wordt gepubliceerd op onze website www.dvenotarissen.nl en op aanvraag verstrekt. Op onze dienstverlening is altijd de meest recente versie van deze privacyverklaring van toepassing.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.